Электронный документооборот

АО ВТБ Регистратор является динамичной, современной компанией, нацеленной на удовлетворение интересов инвесторов, эмитентов и иных заинтересованных лиц в быстром получении информации. Развитие, расширение электронного документооборота является приоритетным направлением.

Электронное взаимодействие между регистраторами и номинальными держателями в электронном виде началось не так давно – активный период развития пришелся на 2007-2009 гг. Например, АО ВТБ Регистратор (тогда ЗАО "ЦОР") одним из первых перешел на электронное взаимодействие с НКО АО НРД (тогда НДЦ) в феврале 2007 г. В настоящее время электронное взаимодействие с АО ВТБ Регистратор осуществляют около 100 профессиональных участников – номинальных держателей, что позволяет компаниям взаимодействовать на более высоком уровне качества обслуживания клиентов, повышает надежность и минимизирует риски учетной системы, значительно ускоряет проведение операций в реестре и сокращает операционные издержки профессиональных участников рынка ценных бумаг. Дальнейшее развитие сервиса привело к обеспечению электронного взаимодействия не только с номинальными держателями, но и с владельцами акций, положительные результаты которого мы видим в нынешнем стремительном развитии ВТБ Регистратора.

Следует обратить внимание, что для ряда случаев наличие ЭДО является обязательным. Так, например, между номинальным держателем и регистратором в обязательном порядке должен быть налажен ЭДО ввиду необходимости проведения сверки. Обмен информацией с центральным депозитарием производится только по ЭДО. Взаимодействие с трансфер-агентом также должно быть в электронном виде.

Существует четыре способа ЭДО-обмена:

Вниманию номинальных держателей

В соответствии с требованиями Приказа ФСФР России №12-78/пз-н-от 30.09.2012 и п.9 ст.8.5 Федерального закона «О рынке ценных бумаг», а так же в соответствии с п. 2.5.3 Положения о лицензионных требованиях и условиях осуществления профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, утвержденного Приказом ФСФР РФ от 20.07.2010 № 10-49/пз-н, между Регистратором и Номинальным держателем должно быть налажено электронное взаимодействие с использованием электронных документов через Систему электронного документооборота.

    После организации указанного взаимодействия можно обмениваться информацией в электронном виде, в том числе:
  • в случаях предоставления информации о владельцах ценных бумаг, учет прав на которые осуществляет номинальный держатель,
  • в случаях предоставления справки для целей проведения сверки в рамках Приказа ФСФР России №12-78/пз-н-от 30.09.2012 и п.9 ст.8.5 Федерального закона «О рынке ценных бумаг» и т.п.

Использование ЭДО СЭД НРД (ПО Луч) как Трансфер-Агента (http://www.nsd.ru/ru/workflow/registrars/tas/)

Перед началом использования ЭДО СЭД НРД, Вашей организация и АО ВТБ Регистратор необходимо провести электронно-цифровой обмен документами в тестовом режиме. Для этого рекомендуем ознакомиться с Инструкцией по тестированию на официальном сайте НКО АО НРД www.nsd.ru и сообщить о своей готовности нам. В сообщение необходимо указать свой код в ПО Луч.

По окончании процедуры тестирования, Вашей организации необходимо направить в адрес АО ВТБ Регистратор акт о начале работ и доверенность на лицо, имеющее право на подписание распоряжений/документов в рамках ЭДО НРД (данные лица являются владельцами ключа электронной подписи, используемой в ЭДО НРД). Указанные документы необходимы для фиксации юридического факта начала взаимодействия по ЭДО, способа ЭДО, идентификации лиц, имеющих право на подписание документов в рамках ЭДО.

После получения указанных документов, АО ВТБ Регистратор в рамках ТА-договора с НРД, производит необходимые действия (в том числе проверяет наличие эмитента в ТА-взаимодействии с НРД, подключает Вашу организацию к ПО «Зенит», используемому Регистратором для учета ведения реестра и т.п.), подписывает со своей стороны Акт о начале работы, один экземпляр которого вместе с доверенностью на лицо, имеющее право подписания распоряжений в рамках ЭДО НРД, направляет Вашей организации.

Использование ЭДО СЭД НРД (ПО Луч) как Транзитной системы

Перед началом использования ЭДО СЭД НРД Вашей организации и АО ВТБ Регистратор необходимо заключить соответствующий договор.

Потом необходимо провести электронно-цифровой обмен документами в тестовом режиме. Для этого рекомендуем ознакомиться с Инструкцией по тестированию на официальном сайте НКО АО НРД www.nsd.ru. По окончании процедуры тестирования Вашей организации будет необходимо  направить в адрес АО ВТБ Регистратор акт о начале работ и доверенность на лицо, имеющее право на подписание распоряжений/документов в рамках ЭДО НРД (данные лица являются владельцами ключа электронной подписи, используемой в ЭДО НРД). Указанные документы необходимы для фиксации юридического факта начала взаимодействия по ЭДО, способа ЭДО, идентификации лиц, имеющих право на подписание документов в рамках ЭДО.

После получения указанных документов АО ВТБ Регистратор производит необходимые действия (в том числе в ПО «Зенит», используемому Регистратором для учета ведения реестра и т. п.), подписывает со своей стороны Акт о начале работы, один экземпляр которого вместе с доверенностью на лицо, имеющее право подписания распоряжений в рамках ЭДО НРД, направляет Вашей организации.

Использование третьего способа ЭДО-обмена - "Зенит-Портал"

Необходимо ознакомиться с Собственной СЭД ВТБ Регистратора, которая основана на использовании системы «Зенит-портал», заключить договор, присоединиться к правилам ЭДО ВТБ Регистратора (расположены на сайте), произвести указанные в Правилах ЭДО действия.

    Контактные лица АО ВТБ Регистратор:
  • по вопросам тестирования обмена – Колесников Артем Владимирович
  • по остальным вопросам – Гецьман Максим Александрович – заместитель Генерального директора

Внимание эмитентов!

ВТБ Регистратор обращает внимание Эмитентов на обязанность эмитентом осуществлять ряд действий, связанных с электронным документооборотом.

С 1 января 2014 года:
В соответствии с п.4 ст.52 ФЗ №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 4 в ред. Федерального закона от 29.12.2012 N 282-ФЗ)  установлен новый порядок уведомления номинальных держателей о предстоящем общем собрании акционеров, а именно, в случае, если зарегистрированным в реестре акционеров общества лицом является номинальный держатель акций, сообщение о проведении общего собрания акционеров, а также информация (материалы), подлежащая предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, при подготовке к проведению общего собрания акционеров должны быть направлены в электронной форме (в форме электронных документов, подписанных электронной подписью) такому номинальному держателю акций.
ВТБ Регистратор по поручению эмитента производит такую рассылку сообщений (материалов). Особо следует отметить – направление в адрес НД указанной информации НЕ освобождает общество от направления сообщения о созыве сообщения всем акционерам!!!

С 1 января 2014 года:
Изменилась концепция выплаты дивидендов. При подготовке к выплате дивидендов, проведении выплаты, учета возврата, повторной выплаты – при наличии в реестре счета номинального держателя Эмитенту необходимо в соответствии с п. 5 ст. 275 Налогового Кодекса Российской Федерации и ст. 42 Федерального закона «Об акционерных обществах» тесно взаимодействовать с номинальным держателем. Такое взаимодействие необходимо проводить в электронном виде, поскольку сроки проведения мероприятий минимальные.
ВТБ Регистратор по поручению эмитента обеспечивает такое взаимодействие в электронном виде.

С 1 июля 2014 года:
В соответствии с п п.4 ст. 62 ФЗ №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 4 в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 379-ФЗ) - установлен новый порядок уведомления номинальных держателей об итогах голосования на собрании. В случае, если на дату составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, зарегистрированным в реестре акционеров общества лицом являлся номинальный держатель акций, отчет об итогах голосования направляется в электронной форме (в форме электронного документа, подписанного электронной подписью) номинальному держателю акций.
ВТБ Регистратор по поручению эмитента производит такую рассылку. Особо следует отметить – направление в адрес НД указанной информации НЕ освобождает общество от направления сообщения о созыве сообщения всем акционерам!

Со 2 августа 2014 г.:
Федеральным законом от 21.07.2014 N 218-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (далее - Закон N 218-ФЗ) существенно изменилась концепция голосования. Закон вступил в силу со 02 августа 2014.

Самым существенным изменением следует считать введение электронного голосования.
Согласно п.2 ст. 8.8. «О рынке ценных бумаг», «Эмитент ценных бумаг или лицо, обязанное по ценным бумагам, вправе, а если в реестре владельцев ценных бумаг открыт лицевой счет номинального держателя центрального депозитария, - обязаны обеспечить возможность участия в общем собрании владельцев ценных бумаг путем направления электронного документа (электронных документов), подписанного электронной подписью (далее - документ о голосовании). Регистратор или иное лицо, осуществляющее ведение реестра владельцев ценных бумаг, по поручению эмитента ценных бумаг или лица, обязанного по ценным бумагам, направляет центральному депозитарию и зарегистрированному в реестре владельцев ценных бумаг номинальному держателю информацию, содержащуюся в бюллетене для голосования, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью.»
Таким образом, на собраниях акционеров, решение о созыве которых принято с 02.08.2014 года и при наличии в реестре счета НДЦД, должно быть обеспечено электронное голосование.
Форматы электронного документа разрабатываются и утверждаются НДЦД.
ВТБ Регистратор с 02.08.2014 года оказывает услугу по обеспечению электронного голосования при наличии в реестре счета НДЦД.
Обеспечение электронного голосования иных номинальных держателей (нет счета НДЦД в реестре) так же может быть осуществлено Регистратором при наличии соответствующей договоренности с Эмитентом. Особо следует отметить – направление в адрес НД указанной информации НЕ освобождает общество от направления сообщения о созыве сообщения всем акционерам, а так же не освобождает от направления бюллетеней для голосования в обычном порядке!

Следует обратить внимание и на следующее:

    Направление
  • добровольного или обязательного предложения и рекомендаций совета директоров (наблюдательного совета) (в соответствии с п. 2 ст. 84.3 Федерального закона «Об акционерных обществах»);
  • уведомления о праве акционеров требовать выкупа ценных бумаг лицом, которое приобрело более 95 процентов акций (в соответствии с п. 2 ст. 84.7 Федерального закона «Об акционерных обществах»);
  • направления требования о выкупе (согласно п. 3 ст. 84.8 Федерального закона «Об акционерных обществах»);
  • направления лицам, имеющим преимущественное право приобретения дополнительных акций и эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции, уведомления о возможности осуществления ими преимущественного права (в соответствии с п. 1 ст. 41 Федерального закона «Об акционерных обществах»).
  • также должно производиться в адрес номинальных держателей в электронном виде.
Это напрямую следует из закона. Например, согласно п.2 ст. 84.3 ФЗ №208-ФЗ «Об акционерных обществах» - открытое общество в течение 15 дней с даты получения добровольного или обязательного предложения обязано направить указанное предложение вместе с рекомендациями совета директоров (наблюдательного совета) открытого общества всем владельцам ценных бумаг, которым оно адресовано, в порядке, предусмотренном настоящим Федеральным законом для направления сообщения о проведении общего собрания акционеров.
А в соответствии с п.4 ст.52 ФЗ №208-ФЗ «Об акционерных обществах» (п. 4 в ред. Федерального закона от 29.12.2012 N 282-ФЗ) – в случае, если зарегистрированным в реестре акционеров общества лицом является номинальный держатель акций, сообщение о проведении общего собрания акционеров, а также информация (материалы), подлежащая предоставлению лицам, имеющим право на участие в общем собрании акционеров, при подготовке к проведению общего собрания акционеров должны быть направлены в электронной форме (в форме электронных документов, подписанных электронной подписью) такому номинальному держателю акций.
Из этого следует необходимость направления номинальным держателям по каналам ЭДО и указанных документов.
ВТБ Регистратор по поручению эмитента производит такую рассылку.